Identyfikator DOI – cyfrowy identyfikator dokumentu elektronicznego, a w przypadku jego braku – adres strony internetowej zawierającej pełny tekst monografii naukowej, jeżeli znajduje się w otwartym dostępie, albo adres strony internetowej zawierającej informacje o monografii; pole wymagane, jeśli nie zostanie wprowadzony link do publikacji poniżej – można zaraportować obydwa pola.

System sprawdza fakt istnienia podanego numeru w bazie DOI: https://www.doi.org/, a także unikatowość DOI w ramach jednego typu publikacji w PBN. Jeśli podany przez użytkownika nr DOI istnieje w bazie w ramach tego samego typu, system nie pozwala zapisać publikacji z takim numerem i wyświetla stosowny komunikat.

Tytuł – pole obowiązkowe,

Główny język – pole obowiązkowe, lista języków jest zgodna ze standardem ISO 639-2; język publikacji należy wybierać z listy podpowiedzi generowanej w oparciu o wprowadzany ciąg znaków,

Rok publikacji – pole obowiązkowe;

Link do pełnego tekstu lub do strony z informacjami o publikacji – wymagane jest podanie DOI albo linku do pełnego tekstu lub do strony z informacjami o publikacji

Wydawnictwo – pole obowiązkowe, wydawnictwo można wybrać z listy. Wydawnictwa z ministerialnego wykazu oznaczone są ikoną MNiSW. Tylko przy wyborze wydawnictwa z listy (co jest równoznaczne z dowiązaniem do publikacji rekordu z ministerialnego wykazu) do publikacji będą mogły być przypisane punkty wynikające z wykazu wydawnictw.

Jeśli wydawnictwa nie ma w bazie, należy je dodać za pomocą opcji NIE MA NA LIŚCIE. Wyświetli się wówczas formularz do wprowadzenia nazwy wydawnictwa. Dodanie wydawnictwa w tym formularzu oznacza dodanie informacji o nim do bazy PBN (nie tylko na potrzeby tej konkretnej publikacji). Dane zostaną wprowadzone do bazy dopiero po zapisaniu wprowadzanej publikacji na samym końcu formularza.

ISBN/ISMN – wymagany jest co najmniej jeden numer

W przypadku nie uzupełnienia któregoś z wymaganych pól system wyświetli stosowny komunikat.

Pozostałe pola są fakultatywne, jednakże zaleca się wypełnienie wszystkich pól.

Pod formularzem znajduje się dodatkowe pole typu checkbox Książka stanowi przekład, który należy zaznaczyć wówczas, jeśli publikacja jest przekładem innej książki. Zaznaczenie tego pola spowoduje uaktywnienie dodatkowego pola, w którym należy określić oryginalny język oraz będzie miało wpływ na kształt sekcji AUTORZY, gdzie w dalszych etapach będzie trzeba uzupełnić dane o autorach i redaktorach przekładu.

Jeśli książka została udostępniona w otwartym dostępnie (Open Access) należy zaznaczyć odpowiedni checkbox. Zaznaczenie go uaktywni sekcję OTWARTY DOSTĘP, której uzupełnienie stanie się obowiązkowe.

1) W domyślnym formacie sekcji AUTORZY (jeżeli książka nie stanowi przekładu) należy wprowadzić wymagane dane:

a) imię i nazwisko autora – po wprowadzeniu ciągu znaków wyświetli się lista autorów, z których należy wybrać autora/autorów wprowadzanej publikacji.

Osoby na liście oznaczone są ikonami:
ORCID – informująca o tym, że autor ma powiązane konto PBN z ORCID,
POL-on – informująca o tym, że wybrany autor znajduje się w rejestrach POL-on

Jeśli autora nie ma w bazie, należy go dodać za pomocą opcji NIE MA NA LIŚCIE. Wyświetli się wówczas formularz do wprowadzenia danych o autorze. Dodanie autora w tym formularzu oznacza dodanie informacji o osobie do bazy PBN (nie tylko na potrzeby tej konkretnej publikacji). Dane zostaną wprowadzone do bazy dopiero po zapisaniu wprowadzanej publikacji na samym końcu formularza.

Pomimo, iż wprowadzenie numeru ORCID w formularzu jest nieobowiązkowe, zaleca się wprowadzenie wszystkich danych – numer ORCID umożliwi precyzyjną identyfikację użytkownika w bazie, co w przypadku wprowadzania kolejnych publikacji z udziałem tej samej osoby pozwoli na jego wybór z listy. 

W przypadku wprowadzenia numeru ORCID system pobierze dane autora z ORCID. Numer musi być unikatowy w skali bazy danych. Nie można wprowadzić numeru, który występuje już w bazie PBN. Numer musi natomiast istnieć w bazie danych ORCID. Jeżeli wprowadzony nr ORCID nie istnieje w bazie ORCID system wyświetli stosowny komunikat.

Gdy dane nie zostaną wprowadzone lub zostaną wprowadzone w nieprawidłowym formacie system wyświetli stosowny komunikat.

Jeśli wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk DODAJ.

b) imię i nazwisko redaktora naukowego – po wprowadzeniu ciągu znaków wyświetli się lista redaktorów, z których należy wybrać redaktora naukowego/redaktorów naukowych wprowadzanej publikacji.

Raportowanie informacji o redaktorach nie jest obowiązkowe. 

Osoby na liście oznaczone są ikonami:
ORCID – informująca o tym, że autor ma powiązane konto PBN z ORCID,
POL-on – informująca o tym, że wybrany autor znajduje się w rejestrach POL-on

Jeśli redaktora nie ma w bazie, należy go dodać za pomocą opcji NIE MA NA LIŚCIE. Wyświetli się wówczas formularz do wprowadzenia danych o redaktorze. Dodanie redaktora w tym formularzu oznacza dodanie informacji o osobie do bazy PBN (nie tylko na potrzeby tej konkretnej publikacji). Dane zostaną wprowadzone do bazy dopiero po zapisaniu wprowadzanej publikacji na samym końcu formularza.

Pomimo, iż wprowadzenie numeru ORCID w formularzu jest nieobowiązkowe, zaleca się wprowadzenie wszystkich danych – numer ORCID umożliwi precyzyjną identyfikację użytkownika w bazie, co w przypadku wprowadzania kolejnych publikacji z udziałem tej samej osoby pozwoli na jego wybór z listy. 

W przypadku wprowadzenia numeru ORCID system pobierze dane osoby z ORCID. Numer musi być unikatowy w skali bazy danych. Nie można wprowadzić numeru, który występuje już w bazie PBN. Numer musi natomiast istnieć w bazie danych ORCID. Jeżeli wprowadzony nr ORCID nie istnieje w bazie ORCID system wyświetli stosowny komunikat.

Jeśli wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk DODAJ.

2) Jeśli książka stanowi przekład, w sekcji AUTORZY należy wprowadzić wymagane dane:

a) imię i nazwisko autora – po wprowadzeniu ciągu znaków wyświetli się lista autorów, z których należy wybrać autora/autorów wprowadzanej publikacji.

Osoby na liście oznaczone są ikonami:
ORCID – informująca o tym, że autor ma powiązane konto PBN z ORCID,
POL-on – informująca o tym, że wybrany autor znajduje się w rejestrach POL-on

Jeśli autora nie ma w bazie, należy go dodać za pomocą opcji NIE MA NA LIŚCIE. Wyświetli się wówczas formularz do wprowadzenia danych o autorze. Dodanie autora w tym formularzu oznacza dodanie informacji o osobie do bazy PBN (nie tylko na potrzeby tej konkretnej publikacji). Dane zostaną wprowadzone do bazy dopiero po zapisaniu wprowadzanej publikacji na samym końcu formularza.

Pomimo, iż wprowadzenie numeru ORCID w formularzu jest nieobowiązkowe, zaleca się wprowadzenie wszystkich danych – numer ORCID umożliwi precyzyjną identyfikację użytkownika w bazie, co w przypadku wprowadzania kolejnych publikacji z udziałem tej samej osoby pozwoli na jego wybór z listy. 

W przypadku wprowadzenia numeru ORCID system pobierze dane autora z ORCID. Numer musi być unikatowy w skali bazy danych. Nie można wprowadzić numeru, który występuje już w bazie PBN. Numer musi natomiast istnieć w bazie danych ORCID. Jeżeli wprowadzony nr ORCID nie istnieje w bazie ORCID system wyświetli stosowny komunikat.

Gdy dane nie zostaną wprowadzone lub zostaną wprowadzone w nieprawidłowym formacie system wyświetli stosowny komunikat.

Jeśli wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk DODAJ.

b) imię i nazwisko autora przekładu – po wprowadzeniu ciągu znaków wyświetli się lista autorów, z których należy wybrać autora/autorów wprowadzanego przekładu.

Osoby na liście oznaczone są ikonami:
ORCID – informująca o tym, że autor ma powiązane konto PBN z ORCID,
POL-on – informująca o tym, że wybrany autor znajduje się w rejestrach POL-on

Jeśli autora nie ma w bazie, należy go dodać za pomocą opcji NIE MA NA LIŚCIE. Wyświetli się wówczas formularz do wprowadzenia danych o autorze. Dodanie autora w tym formularzu oznacza dodanie informacji o osobie do bazy PBN (nie tylko na potrzeby tej konkretnej publikacji). Dane zostaną wprowadzone do bazy dopiero po zapisaniu wprowadzanej publikacji na samym końcu formularza.

Pomimo, iż wprowadzenie numeru ORCID w formularzu jest nieobowiązkowe, zaleca się wprowadzenie wszystkich danych – numer ORCID umożliwi precyzyjną identyfikację użytkownika w bazie, co w przypadku wprowadzania kolejnych publikacji z udziałem tej samej osoby pozwoli na jego wybór z listy. 

W przypadku wprowadzenia numeru ORCID system pobierze dane autora z ORCID. Numer musi być unikatowy w skali bazy danych. Nie można wprowadzić numeru, który występuje już w bazie PBN. Numer musi natomiast istnieć w bazie danych ORCID. Jeżeli wprowadzony nr ORCID nie istnieje w bazie ORCID system wyświetli stosowny komunikat.

Gdy dane nie zostaną wprowadzone lub zostaną wprowadzone w nieprawidłowym formacie system wyświetli stosowny komunikat.

Jeśli wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk DODAJ.

c) imię i nazwisko redaktora naukowego przekładu – po wprowadzeniu ciągu znaków wyświetli się lista redaktorów, z których należy wybrać redaktora naukowego/redaktorów naukowych przekładu.

Raportowanie informacji o redaktorach nie jest obowiązkowe. 

Osoby na liście oznaczone są ikonami:
ORCID – informująca o tym, że autor ma powiązane konto PBN z ORCID,
POL-on – informująca o tym, że wybrany autor znajduje się w rejestrach POL-on

Jeśli redaktora nie ma w bazie, należy go dodać za pomocą opcji NIE MA NA LIŚCIE. Wyświetli się wówczas formularz do wprowadzenia danych o redaktorze. Dodanie redaktora w tym formularzu oznacza dodanie informacji o osobie do bazy PBN (nie tylko na potrzeby tej konkretnej publikacji). Dane zostaną wprowadzone do bazy dopiero po zapisaniu wprowadzanej publikacji na samym końcu formularza.

Pomimo, iż wprowadzenie numeru ORCID w formularzu jest nieobowiązkowe, zaleca się wprowadzenie wszystkich danych – numer ORCID umożliwi precyzyjną identyfikację użytkownika w bazie, co w przypadku wprowadzania kolejnych publikacji z udziałem tej samej osoby pozwoli na jego wybór z listy. 

W przypadku wprowadzenia numeru ORCID system pobierze dane osoby z ORCID. Numer musi być unikatowy w skali bazy danych. Nie można wprowadzić numeru, który występuje już w bazie PBN. Numer musi natomiast istnieć w bazie danych ORCID. Jeżeli wprowadzony nr ORCID nie istnieje w bazie ORCID system wyświetli stosowny komunikat.

Gdy dane nie zostaną wprowadzone lub zostaną wprowadzone w nieprawidłowym formacie system wyświetli stosowny komunikat.

Jeśli wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk DODAJ.

Należy podać nazwę instytucji. Poszczególne instytucje można wybrać z listy (trzeba zwrócić uwagę na wskazanie odpowiedniej instytucji w bazie).

Jeśli instytucji nie ma w bazie, należy ją dodać za pomocą opcji NIE MA NA LIŚCIE. Wyświetli się wówczas formularz do wprowadzenia danych o instytucji. Dodanie instytucji w tym formularzu oznacza dodanie informacji o instytucji do bazy PBN (nie tylko na potrzeby tej konkretnej publikacji). Dane zostaną wprowadzone do bazy dopiero po zapisaniu wprowadzanej publikacji na samym końcu formularza.

Wszystkie pola w formularzu są obowiązkowe – większa liczba informacji umożliwi precyzyjną identyfikację instytucji w bazie, co w przypadku wprowadzania kolejnych publikacji dotyczących danej instytucji pozwoli na wybór instytucji z listy.

Gdy dane nie zostaną wprowadzone lub zostaną wprowadzone w nieprawidłowym formacie system wyświetli stosowny komunikat.

Jeśli wszystkie dane zostały wprowadzone poprawnie, należy kliknąć przycisk DODAJ.

Po wprowadzeniu instytucji, w sekcji AFILIACJE zaprezentowane będą osoby wprowadzone w sekcji AUTORZY. Instytucja wprowadzona w tej sekcji musi mieć przypisanego od 1 do wszystkich osób zaraportowanych w sekcji AUTORZY. Jeżeli wprowadzona instytucja nie została przypisana do żadnej osoby wyświetlana jest informacja, która nie blokuje dalszego wypełniania formularza. Ale w takim przypadku, po przejściu do innej sekcji formularza dodawania publikacji, wprowadzona uprzednio instytucja zniknie (aby zachować informację o afiliacji należy przypisać autora do instytucji).

Po wprowadzeniu co najmniej jednej instytucji na ekranie pojawi się formularz w postaci tabeli, w którym do autorów należy przypisać instytucje, do których afiliują.

Wybór afiliacji polega na przypisaniu instytucji do autora, za pomocą checkboxów w odpowiednim polu w tabeli.  Jedna osoba może mieć  więcej niż jedną afiliację.

Sekcja jest aktywna jeśli zaznaczono odpowiedni checkbox w sekcji DANE PODSTAWOWE.

Z opisem licencji otwartego dostępu oraz dokładnym wyjaśnieniem ich zastosowania można zapoznać się na stronie Creative Commons: https://creativecommons.pl/faq/.

Aby uzupełnić pola znajdujące się w formularzu należy wybrać odpowiednią opcję z listy rozwijanej dostępnej dla każdego pola. Rozwinięcie listy następuje po kliknięciu na pole, które należy uzupełnić. W formularzu wszystkie pola są obowiązkowe.

Aby uzupełnić sekcję ABSTRAKT należy wprowadzić język oraz tekst abstraktu. Język abstraktu należy wybrać z listy podpowiedzi generowanej w oparciu o wprowadzany ciąg znaków.

Aby uzupełnić dane w tej sekcji należy:
– określić czy monografia naukowa stanowi edycję naukową tekstu źródłowego, klikając na pole typu checkbox (na podstawie § 15 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 lutego 2019 r. w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej, który mówi o wartości punktowej dla tego rodzaju publikacji). Jeśli monografia powstała w ramach realizacji projektów finansowych wymienionych w § 15.1 pkt. 3 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 31 lipca 2020 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie ewaluacji jakości działalności naukowej zaznaczyć checkbox z odpowiednim projektem finansowym. Istnieje możliwość zaznaczenie więcej niż jednego projektu. 

Jeśli w sekcji DANE PODSTAWOWE zaznaczono, że publikacja stanowi przekład, pojawią się dodatkowe dwa pola:
– monografia stanowi przekład na język polski dzieła istotnego dla nauki lub kultury,
– monografia stanowi przekład na inny język nowożytny dzieła istotnego dla nauki lub kultury, wydanego w języku polskim.

Należy wybrać jedno z nich, nie można zaznaczyć obu pól jednocześnie.

Jeśli dane wprowadzone w poszczególnych sekcjach są błędne lub niekompletne, system komunikuje to za pomocą czerwonego wykrzyknika w zakładkach, które wymagają uzupełnienia. Aby poprawić lub uzupełnić dane należy przejść do poszczególnych sekcji klikając na odpowiednią zakładkę.

Jeśli wprowadzone dane są poprawne, należy kliknąć na przycisk ZAPISZ znajdujący się na dole strony – publikacja została dodana do bazy PBN.